Innan man kör igång och planerar för fullt kan det vara klokt att kolla om er förening eller företag får genomföra årsmöte digitalt. För de flesta ideella föreningar eller företag finns det inget internt hinder att genomföra digitalt men bolag bör hålla koll på den gällande lagstiftningen som kan förändras. För svenska bolag kan man läsa mer om de regler som behandlar digitala stämmor hos bolagsverket.
Nästa steg är att undersöka om man vill genomföra sitt digitala årsmöte helt digitalt. Det vill säga att delegater och sekretariat befinner sig på olika platser och att ingen platsinbjudan går ut till delegaterna. Vid ett så kallat hybridmöte finns däremot möjligheten för delegater att befinna sig på platsen där mötet genomförs eller från någon annan plats, alltså en kombination av ett fysiskt och ett digitalt möte.
Bägge mötestyperna har sina fördelar och nackdelar ur olika synvinklar och att ge ett generellt tips på vad er förening eller företag borde genomföra är svårt. Heldigitala årsstämmor har den stora fördelen att de i stort sett alltid kan genomföras som planerat. Under coronapandemin har detta ofta varit den enda möjligheten att genomföra sitt årsmöte eller kongress.
Hybridmöten är fördelaktiga i det att dom uppfyller alla medlemmars behov. Både medlemmar eller aktieägare som föredrar att vara på fysisk plats kan göra det samtidigt som andra medlemmar som kanske bor långt borta från den plats mötet äger rum, kan delta samtidigt. På så sätt ökar man tillgängligheten, transparensen och de demokratin i en organisation.
Video
Oavsett om man ska hålla sitt möte helt digitalt eller i hybridformat behöver man undersöka vilka tekniska hjälpmedel som behövs i organisationen. De allra första att kolla är vilket videokonferensverktyg man vill använda. De allra vanligaste verktygen är:
• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet
Alla tre verktygen fungerar ungefär lika bra och kostnaden är väldigt låg. Det finns en god chans att er organisation redan använder ett av dessa verktyg och då blir valet enkelt eftersom funktionalitet inte skiljer sig nämnvärt mellan de olika alternativen.
Mötessystem
För de allra flesta organisationerna är det klokt att titta närmare på ett mötessystem. Fördelen med att använda det istället för bara ett videoverktyg är många. I GoPlenum kan man bland annat använda fler avancerade röstningsförfarande såsom viktade röster, personval eller automatiskt protokollföring. Dessutom finns stöd för att enkelt administrera deltagare före, under och efter mötet samtidigt som det finns en tydlig struktur för deltagarna när de följer mötet. Klicka här för att se alla större funktioner i GoPlenum.
För stora organisationer, föreningar och företag är fördelarna uppenbara med att använda mötessystem. Det blir enklare att hålla koll på stora mängder deltagare, inkomna förslag, ändringsförslag och så vidare. Men även för små organisationer finns fördelar. Exempelvis har många av GoPlenums kunder rapporterat om att de har fler och mer engagerade deltagare på sina årsmöten än tidigare år och ser att den trenden ska fortsätta i den övriga verksamheten med. Ett mötessystem bygger också demokratisk trovärdighet och transparens.
En viktigt aspekt att beakta vid val av mötessystem är enkelhet att använda och möjlighet till support och utbildning eftersom det avsevärt kan påverka hur lång planeringstid man behöver inför mötet. Att ha tillgång till enkla instruktioner och support är viktigt och därför skapade vi vårt resurscenter som uppdateras kontinuerligt med information.
Likt fysiska årsmöten krävs det förberedelser för att hålla en lyckad digital eller hybridstämma. Informera medlemmarna om att mötet kommer att antigen vara helt digitalt eller hybrid, inkludera länkar till videokonferensen. Det kan också vara smart att planera in ett testmöte för de som vill pröva tekniken. Detta är särskilt rekommenderat för styrelsen och sekretariatet/administratörer. Med GoPlenum får alla organisationer tillgång till ett demomöte där man kan testa alla funktioner.
Importera in deltagare, handlingar, ärenden och förslag i ert möte. Cirka en vecka innan mötet är det läge att bjuda in deltagare att registrera sig och pröva logga in till mötet eftersom det underlättar under mötesdagen. Om ni ska ha ett hybridmöte är det även bra att kolla så att lokalen ni ska använda har tillräckligt bra nätverk för att hantera den mängden deltagare ni förväntar er ska delta på plats.
Påbörja att släppa in deltagare till videokonferensverktyget cirka 60 minuter innan mötet påbörjas. Ett förslag är att man börjar mötet med att upprepa allmänna instruktioner kring verktygen man använder och sedan genomför en testomröstning samt testupprop. Sedan är det bara att genomföra mötet som man har planerat.
Nu har mötet genomförts och förhoppningsvis har det varit en stor framgång. Efter mötet ska handlingarna granskas och sammanställas till ett protokoll. För att förenkla denna process har GoPlenum ett protokollunderlag som auto-genereras och är tillgängligt för nedladdning efter mötet har genomförts.
Det sista steget i att hålla ett digitalt årsmöte är egentligen kopplat till att undersöka vad som gick bra och vad som kan förbättras till nästa möte. Fråga gärna medlemmar/aktieägare/deltagare och administratörer vad de tyckte om processen och skriv ner åtgärder inför nästa möte.
